پس از مشخص شدن وضعیت اعتباری طرف مقابل و مطلوب بودن آن مقدمات تنظیم متون حقوقی اعم از توافق نامه یا قرارداد فراهم می شود برای این موضوع رعایت موارد ذیل ضروری خواهد بود.
1- شایسته است قبل از تنظیم متن نهایی ، بدواً پیش نویس متن، تهیه و حتماً جهت اظهار نظر به طرف مقابل تحویل داده شود.حتماً پیش نویس یا متن نهایی توسط شما تنظیم شود چه در غیر این صورت مجبور خواهید شد امتیازات متعددی به طرف تنظیم کننده متن داده و در مطالبه خواسته های خود به حداقل ها بسنده کنید، چرا که به لحاظ روانی و ساختار جملات متن، شما قادر نخواهید بود که تغییرات اساسی و بیش از حد در قرارداد ارسالی طرف مقابل اعمال نمائید.
2- قبل از تنظیم پیش نویس قرارداد سعی کنید اطلاعات خود را نسبت به موضوع و حواشی و فرضیات محتمل مربوط به موضوع قرارداد کامل کرده و برای این منظور از اطلاعات اینترنتی و منابع کتابخانه ای استفاده نموده و حتماً نمونه هایی از قراردادهای مشابه را مطالعه و بررسی کنید تا مطالب مهم از ذهن تان فراموش نشده تا در نتیجه پیش نویس کاملی تهیه گردد. مطالعه نمونه قراردادهای مشابه و استفاده از موارد مهم آنها نشانگر ضعف شما نیست بلکه قدرت اندیشه و آینده نگری شما را اثبات خواهد کرد. روزی که متن تهیه شده توسط شما اختلاف اساسی ای را رفع نماید کسی به اینکه در تهیه متن به کدام منابع رجوع کرده و چه نمونه قراردادهایی را مطالعه کرده اید اهمیت نخواهد داد بلکه آینده نگری شما را تحسین خواهند کرد.
3- اگر به هر دلیل شما تهیه کننده متن اولیه نیستید حتماً در اصلاح قرارداد و ارائه نظرات خود هرگونه معذوریت اخلاقی را کنار بگذارید و از اینکه تمام سطور قرارداد دستخوش تغییر شود هراس نداشته باشید تا جائیکه قرارداد مطلوب نظر شما واقع شود.
4- از مبادله مکرر متون پیش نویس خودداری نمائید و اگر نظرات ارائه شده در متون پیش نویس بسیار اساسی و حائز اهمیت هستند در جلسه حضوری با یکدیگر مذاکره و در خصوص موارد اختلافی ، توافق نمائید. طبیعتا باید موارد اختلاف اعلام شده در متون پیش نویس در جلسه حضوری نهایی شده و نیازی به جلسات متعدد دیگر نداشته باشد. هر چقدر بر تعداد جلسات افزوده شود از امتیازات قراردادی شما کسر می شود.
5- اگر پیش نویس قرارداد توسط وکیل یا مشاور حقوقی تنظیم می شود موارد مهم مورد نظر خود را کتباً به وکیل اعلام نموده و توضیحات لازم را ارائه نمائید و حتماً قبل از ارسال پیش نویس قرارداد به طرف مقابل، مفاد پیش نویس تهیه شده را بررسی و از مطلوب بودن پیش نویس تهیه شده اطمینان خاطر حاصل نمائید.
6- متون پیش نویس باید دارای علامت مشخصه مبنی بر پیش نویس بودن داشته باشند و تحت هیچ شرایطی توسط طرف قرارداد یا صاحبان امضاء مجاز ، حتی برای امور داخلی امضاء نشود. امضاء اینگونه متون توسط اشخاصی که طرف قرارداد نیستند مانند مدیران داخلی شرکت یا نمایندگان اشخاص طرف قرارداد منعی نخواهد داشت .
7- سعی کنید هر آنچه در جلسات مذاکره توافق می شود طی صورت جلسه ای به امضاء اشخاص طرف قرارداد و صاحبان امضاء مجاز برسد البته در مواردی که به هر دلیل نمی خواهید مفاد صورت جلسه در آینده مورد استناد قرار گیرد از امضاء صورتجلسه خودداری نموده و یا امضاء صورتجلسه را به نماینده خود که صاحب امضاء قرارداد نمی باشد محول نمائید و یا در صورت اجبار به امضاء، در ذیل امضاء خود تصریح نمائید که مفاد این صورت جلسه در صورت انعقاد قرارداد نهایی دارای اعتبار و اثر حقوقی خواهد بود و یا مفاد این صورت جلسه با در نظر گرفتن سایر توافقات که در قرارداد نهایی ذکر خواهد شد معتبر بوده و به تنهایی و فی نفسه فاقد اعتبار می باشد و یا جملاتی مشابه این عبارات که مبین اعتبار مفاد صورت جلسه در کنار قرارداد نهایی باشد.
8- حتماً موارد اصلاحی توافق شده در متن پیش نویس را در متن نهایی به دقت کنترل نمائید تا دقیقاً همان کلمات و عبارات توافق شده در متن نهایی قید شود.
9- شایسته است که قرارداد نهایی شده قبل از امضاء مدیران و صاحبان امضاء مجاز ، توسط وکیل یا مدیر یا کارشناس حقوقی تنظیم کننده متن قرارداد تائید شود و البته بر مدیران و صاحبان امضاء مجاز واجب است به این تائیدیه بسنده ننموده و حتماً موارد مهم قرارداد را شخصاً کنترل و سپس مبادرت به امضاء ذیل قرارداد نمایند.
10- هیچگاه درج موارد مورد نظر را به زمان پس از اظهار نظر طرف مقابل محول ننمائید، در واقع متن پیش نویس باید متن نهائی شده از طرف شما باشد.به عبارت دیگر پیش نویس خوب ، متنی است که پس از اتمام و ارسال به طرف مقابل، نیاز به اضافه کردن مطلب و موضوعی از طرف شما نباشد.
11- در تهیه پیش نویس قرارداد به جای اینکه به ساعت و گذشت مدت زمان توجه و اهمیت دهید تلاش کنید تا متن کامل و مورد نظر خود را تهیه نمائید چرا که هر قدر در تنظیم متن پیش نویس حساسیت نشان دهید به همان اندازه آسودگی خاطر آتی خود را تضمین خواهید کرد.
12- تهیه متن پیش نویس قرارداد در سریع ترین زمان ممکن بسیار مطلوب و خوشایند مدیران است ولی فراموش نکنید یک یا چند ساعت و حتی یک یا چند روز تاخیر در تنظیم پیش نویس قرارداد بهتر از صرف میلیونها ریال هزینه مالی و انسانی و اتلاف وقت و انرژی و از همه مهمتر دغدغه ها و استرس های روحی و روانی و خستگی در راهروها و پله های دادگستری می باشد